О работе архива по созданию автоматизированного научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем в условиях цифровой трансформации
Важнейшим направлением в информатизации архивного дела на всех ее этапах было и остается создание электронного научно-справочного аппарата.
Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении основных задач архивных учреждений, предоставлении доступа пользователей к документной информации.
Информационно-поисковые системы служат для решения важнейших задач, стоящих перед архивистами. Это точный и быстрый поиск нужного документа, расширение доступа пользователей к документной информации и эффективности использования архивных документов, гарантированное и длительное хранение информации и обмен ею.
На сегодняшний день в архиве существует 3 электронные картотеки по фондам:
— ОАО «Центролит» (34 267 персоналии);
— ОАО «Лисма» (тематическую разработку прошли 10376 ед. хр./ 118 524 персоналии);
— АО «Трест «Мордовпромстрой» (тематическую разработку прошли 1604 ед.хр./ 22506 персоналий.
На сайте архива в разделе «Научно-справочный аппарат», размещены для просмотра и скачивания :
— Краткий справочник (с приложениями по фондам) в формате * pdf.
— Электронные образы описей дел в формате * pdf.
— Список фондов 995 организаций и предприятий различных форм собственности в виде таблицы в формате * pdf.
— Электронная база данных по фонду ОАО «Центролит» для просмотра и скачивания в формате * xlsx.
Автоматизированные архивные технологии все настойчивее и прочнее входят в систему работы архива, облегчают труд архивистов, активизируют использование архивных документов, помогают создавать «информацию об информации» для оперативного, точного и полного поиска интересующей пользователей архивной информации.