Государственный архив документов по личному составу Республики Мордовия

Одним из направлений деятельности Государственного архива документов по личному составу Республики Мордовия является создание полноценного научно-справочного аппарата к документам архива, развитие информационно-поисковых систем для совершенствования поиска архивной информации.

С целью оперативного и объективного информирования общественности о деятельности архива в 2018 году создан свой собственный Интернет — сайт. Сайт состоит из 16 разделов, 24 подразделов и 5 ссылок. Первые годы функционирования архивного сайта показало, что наиболее востребованной на сайтах является информация о хранящихся архивных документах.

Система научно-справочного аппарата государственного архива включает:

— справочник по фондам архива

— описи дел

— электронные картотеки.

Справочник по фондам архива предназначен для ознакомления с составом и содержанием фондов архива и состоит из описательных статей к каждому фонду (наименование архивного фонда, номер фонда, номер описи, количество ед. хр.) и справочного аппарата (титульный лист, содержание, предисловие, список сокращений, указатель). Ведется в электронном виде, ежегодно дополняется информацией о вновь поступивших фондах. Расположен для просмотра и скачивания в формате * pdf в разделе «Научно-справочный аппарат».

Описи дел предназначены для ознакомления с составом и содержанием архивных дел. Электронные образы описей дел присутствуют на сайте архива и доступны для просмотра в формате * pdf.

Электронная картотека- дает возможность осуществлять поиск информации по фамилии, имени и отчеству, номеру фонда, описи, табельного номера, участка, цеха. На сайте размещена электронная база данных по фонду ОАО «Центролит» — 34267 персоналий, для просмотра и скачивания в формате * xlsx.

Кроме того на сайте имеется раздел «Список фондов», где размещен список фондов в количестве 954 фондов предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности в виде таблицы в формате * pdf.

В настоящее время ведется работа по созданию электронной картотеки по фонду ОАО «Лисма» (тематическую разработку прошли 8137ед.хр. /81819 персоналий), ОАО «Лисма – Рузмаш» (тематическую разработку прошли 1236 ед. хр./3842 персоналии), по организациям, подведомственным тресту Мордовпромстрой (тематическую разработку прошли 137 ед.хр. /1821 персоналия). По завершению электронные картотеки будут размещены в разделе научно-справочного аппарата в формате * xlsx и доступны для скачивания.

Очевидно, что создание, ведение и представление в сети интернет многоуровневых информационно-поисковых систем является на сегодняшний день наиболее перспективным направлением развития справочно-поисковых средств архива.