В Государственном архиве документов по личному составу Республики Мордовия проводится проверка наличия и физического состояния документов.
Согласно плану работы государственного архива, в целях установления фактического наличия единиц хранения, выявления единиц хранения числящихся по описям, но фактически отсутствующих, выявления и устранения недостатков в учетных документах, а также выявления дел, требующих переплета и реставрации сотрудниками отдела государственного учета и обеспечения сохранности документов проводятся данные мероприятия.
За первое полугодие 2024 года проверку наличия прошли свыше 16 тысяч единиц хранения (план 34000 ед. хр.). В ходе проверки отсутствующие документы не выявлены.
Составлен список фондов, в которых ряд документов требует улучшения их физического состояния.
Работа по проверке наличия и физического состояния документов в архивохранилищах архива продолжается.