О роли научно-справочного аппарата в использовании документов архива
Одним из направлений деятельности Государственного архива документов по личному составу Республики Мордовия является создание полноценного научно-справочного аппарата к документам архива, развитие информационно-поисковых систем для совершенствования поиска архивной информации.
Изначально работа в области научно-справочного аппарата была сосредоточена на усовершенствовании и переработке описей дел, находившихся в неудовлетворительном состоянии.
Для более качественного исполнения запросов социально-правового характера в 2005 году руководством архива было принято решение о создании алфавитной картотеки к документам самого крупного металлургического завода Республики Мордовия ОАО «Центролит», которая значительно облегчила архивистам поиск информации.
В настоящее время важное место в структуре НСА занимают электронные базы данных. На сегодняшний день в государственном архиве имеется 3 электронные картотеки к документам по личному составу:
-ОАО «Центролит» (34 267 персоналий);
-ОАО «Лисма». Данная база данных включает в себя основные биографические сведения работников предприятия. Основными полями электронной базы данных являются персональные данные (фамилия, имя, отчество, год рождения) и ссылочные данные (номер фонда, описи, дела, листа). Поиск информации может осуществляться как по одному полю, так и по комбинации полей. Объем составляет 186652 записи.
-ОАО «Трест «Мордовпромстрой» и подведомственным ему организациям. Эта база также включает в себя основные биографические сведения работников. Каждая запись содержит необходимую информацию о работнике: фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, табельный номер, дату приема и увольнения и ссылочные данные (номер фонда, описи, дела, листа). Объем базы данных составляет 44388 персоналий.
В 2019 г. подготовлен Краткий справочник, включающий сведения о составе и содержании документов архива. В Справочник вошли краткие аннотации к составу документов 764 фондах за 1928 – 2018 годы, сведения о составе и объеме фондов и документов, не включенных в справочник, список фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.
В настоящее время назревает необходимость в более информативном справочном издании, содержащем информацию обо всех фондах, хранящихся в архиве.
Одной из самых важных задач на современном этапе совершенствования структуры научно-справочного аппарата архива является создание полноценного Путеводителя по фондам, раскрывающего все документальное богатство архива.
Высокоразвитая структура научно-справочного аппарата, позволит повысить уровень всестороннего использования документов архивных фондов.